Menangani Masalah Kerosakan Komunikasi Dengan Berkesan

Seorang sahabat saya pernah menceritakan tentang perihal majikannya yang agak tegas tidak bertempat dalam perkara-perkara remeh.

Sebagai contoh, seluruh rakan sekerjanya (bukan sekadar dirinya) telah dilemparkan dengan kata-kata yang sangat kesat melalui Whatsapp Group akibat kegagalannya memahami persetujuan majikannya untuk hadir ke mesyuarat yang telah ditetapkan. Dalam masa yang sama, komitmen beliau terhadap peraturan pejabat sebelum ini telah menyebabkan salah faham terhadap arahan majikan secara langsung, sekaligus membangkitkan kemarahan majikannya melalui berberapa siri perjumpaan. Akhirnya, beliau rasa tertekan dan produktiviti kerja beliau sedikit terjejas.

Menyelesaikan isu kerosakan komunikasi (communication breakdown) adalah penting dalam hubungan peribadi atau profesional. Apabila orang ramai bergelut untuk memahami satu sama lain atau mengalami kesukaran untuk menyampaikan fikiran dan perasaan mereka, ia boleh menyebabkan salah faham, konflik dan penurunan produktiviti.

Berikut ialah beberapa langkah yang boleh anda ambil untuk menangani kerosakan komunikasi:

1. Kenalpasti masalah

Mulakan dengan menyedari bahawa terdapat gangguan komunikasi sekiranya sesuatu produktiviti tidak berlaku dengan baik. Beri perhatian kepada tanda-tanda seperti salah faham, kekecewaan, konflik berulang atau kekurangan kejelasan dalam perbualan.

2. Dengar dengan aktif

Hendaklah kita mendengar orang lain secara aktif tanpa mengganggu. Cuba fahami perspektif, emosi dan kebimbangan mereka. Buat hubungan mata, angguk dan berikan isyarat lisan seperti "Saya nampak" atau "Saya faham" untuk menunjukkan anda sedang mengadaptasi perbualan tersebut.

3. Minta penjelasan

Jika anda tidak pasti tentang apa yang orang lain katakan, tanya soalan yang menjelaskan. Ulang semula apa yang anda faham untuk memastikan anda berada di halaman yang sama. Sebagai contoh, anda boleh berkata, "Jadi, jika saya faham dengan betul, anda berkata..."

4. Gunakan bahasa yang jelas dan padat

Apabila menyampaikan fikiran atau idea anda, gunakan bahasa yang jelas dan mudah. Elakkan istilah yang terlalu teknikal, terutamanya jika orang lain mungkin tidak biasa dengannya.

5. Kenalpasti isyarat Non-verbal

Beri perhatian kepada komunikasi bukan lisan seperti bahasa badan, nada suara dan ekspresi muka. Petunjuk ini boleh memberikan maklumat berharga tentang emosi dan niat seseorang.

6. Pilih masa dan tempat yang tepat

Pastikan anda berada dalam persekitaran yang sesuai untuk komunikasi yang berkesan. Elakkan gangguan dan wujudkan persekitaran di mana kedua-dua pihak boleh memberi tumpuan kepada perbualan.

7. Urus emosi

Emosi kadangkala boleh menghalang komunikasi yang berkesan. Jika anda atau orang lain kecewa atau marah, ambil langkah ke belakang, dan cuba bertenang sebelum meneruskan perbualan.

8. Amalkan empati

Cuba lihat situasi dari perspektif orang lain. Empati boleh membantu anda memahami perasaan dan motivasi mereka dengan lebih baik, menjadikannya lebih mudah untuk menyelesaikan isu.

9. Gunakan Pernyataan "Saya"

Apabila membincangkan masalah atau kebimbangan, gunakan pernyataan "Saya" untuk meluahkan perasaan dan keperluan anda tanpa menyalahkan atau menuduh. Contohnya, "Saya berasa kecewa apabila..." dan bukannya "Awak selalu..."

10. Dapatkan maklum balas

Galakkan maklum balas terbuka daripada orang lain. Tanya mereka bagaimana mereka melihat gaya komunikasi anda dan jika terdapat kawasan yang boleh anda perbaiki.

11. Pertimbangkan gaya komunikasi

Orang mempunyai gaya komunikasi yang berbeza, seperti lebih langsung atau tidak langsung. Berhati-hati dengan perbezaan ini dan laraskan pendekatan anda dengan sewajarnya.

12. Amalkan kemahiran komunikasi berkesan

Laburkan masa dalam meningkatkan kemahiran komunikasi anda melalui latihan, bengkel atau sumber bantuan diri. Kemahiran seperti mendengar aktif, ketegasan dan penyelesaian konflik boleh memberi manfaat.

13. Pengantaraan atau bantuan pihak ketiga

Dalam situasi di mana gangguan komunikasi berterusan, pertimbangkan untuk melibatkan pihak ketiga yang neutral, seperti pengantara atau kaunselor, untuk membantu memudahkan perbualan dan mencari penyelesaian.

14. Bersabar dan tekun

Komunikasi yang berkesan memerlukan masa dan usaha. Jangan mengharapkan hasil serta-merta, dan bersedia untuk berusaha meningkatkan komunikasi dalam jangka panjang.

Ingatlah bahawa gangguan komunikasi adalah perkara biasa, tetapi dengan kesabaran, pemahaman dan kesediaan untuk menambah baik, anda boleh mengatasi isu ini dan membina hubungan yang lebih kukuh dan berkesan.